Co RODO zmieniło w procesie rekrutacji?

RODO w procesie rekrutacji

Obowiązujące na terenie całej Unii Europejskiej Ogólne Rozporządzenie o Ochronie Danych Osobowych przysporzyło dodatkowej pracy działom HR i rekruterom. Jak w świetle obecnych przepisów powinien wyglądać proces rekrutacji?

Kandydat musi wiedzieć…

Administrator danych osobowych w rekrutującej firmie ma obowiązek poinformowania kandydatów o tym, w jaki sposób będą one przetwarzane. Informacja ta musi dotrzeć do aplikujących kandydatów zanim jeszcze ujawnią jakiekolwiek dane. Dobrym pomysłem jest więc umieszczenie stosownych informacji już w treści ogłoszenia.

Wśród danych, które powinny zostać sprecyzowane są: nazwa administratora i jego dane kontaktowe, cel przetwarzania danych, informacja o ich odbiorcach i okres przez który będą one przechowywane. Należy także poinformować o prawie do dostępu do własnych danych i ich sprostowania, usunięcia, cofnięcia zgody na ich przetwarzanie w dowolnym momencie, a także wniesienia skargi do organu nadzorczego. W ogłoszeniu powinna być także zawarta informacja o tym, czy podanie danych jest wymogiem ustawowym, czy umownym oraz z czym wiąże się niepodanie danych. Oprócz wymienionych wyżej najważniejszych informacji, w szczególnych przypadkach wymagane są także dodatkowe informacje.

Ograniczony zakres danych

Zgodnie z RODO, powinno się gromadzić wyłącznie te dane kandydatów, które są niezbędne do przeprowadzenia rekrutacji. Ich zakres reguluje artykuł 22 Kodeksu Pracy. Są to: imię i nazwisko, imiona rodziców, data urodzenia, miejsce zamieszkania, wykształcenie i przebieg dotychczasowej kariery zawodowej. W uzasadnionych przypadkach pracodawca może gromadzić także zaświadczenie o niekaralności. Aby uniknąć dyskryminacji zabronione jest natomiast żądanie informacji o poglądach religijnych, stanie cywilnym lub przynależności rasowej kandydatów. Nie można także żądać ujawniania wizerunku potencjalnych pracowników. Dołączenie zdjęcia do CV powinno być zatem dobrowolne i nie powinno mieć wpływu na proces rekrutacji.

Kontrowersje wzbudza problem dotyczący dostępnych w Internecie danych, które odnaleźć można na podstawie nazwiska kandydata. Wśród prawników trwa spór, czy rekrutujący pracodawcy mają prawo sprawdzić np. jego profile w mediach społecznościowych. Nie ma jednak wątpliwości, że nawet, gdy to zrobią, nie mają prawa zdobytej w ten sposób wiedzy dołączać do pozostałych gromadzonych informacji i jawnie wykorzystać w procesie rekrutacyjnym.

Dokumenty chronione i niszczone po rekrutacji

Dostęp do przesłanych przez kandydatów dokumentów powinny mieć wyłącznie osoby, które zostały do tego upoważnione. Wydrukowane aplikacje i listy motywacyjne powinny znaleźć się w specjalnych, zabezpieczonych przed nieuprawnionym dostępem miejscach, takich jak zamykane na klucz szafy. Także cyfrowe wersje dokumentów przesłane mailowo powinny być zaszyfrowane, a dostęp do nich powinien być ograniczony wyłącznie dla upoważnionych pracowników.

Domyślnie dokumenty zarówno w postaci cyfrowej, jak i papierowej, powinny być zniszczone tuż po przeprowadzonej rekrutacji. Nie ma możliwości zachowania przesłanych aplikacji „na później” i wykorzystania ich w kolejnych procesach rekrutacyjnych. Wyjątkiem jest sytuacja, w której kandydat wyraźnie wyraził zgodę na wykorzystanie CV także w przyszłych naborach.

Strach ma wielkie oczy

Tuż przed 25 maja, gdy w życie wchodziły przepisy RODO, w wielu mediach i biurach można było wyczuć delikatną panikę. Okazuje się jednak, że strach ma wielkie oczy. Przybyło nieco formalności, lecz przepisy Kodeksu Pracy i RODO nie ograniczają w sposób znaczący swobody poszukiwania pracowników.

Prawo sformułowało wprost to, co powinno być dobrą praktyką w każdej szanującej się firmie. Dbanie o ochronę nadesłanych dokumentów, bezpieczeństwo danych kandydatów i ograniczanie zakresu informacji do minimum czy zapobieganie dyskryminacji wymusza w końcu nie tylko prawo, ale i zwykła przyzwoitość.

Autor: Jarosław Krawczyk

Może ci się spodobać
Statystyki ogłoszeń na olx
Mierz i optymalizuj działania na OLX
Dobra oferta pracy
Autoprezentacja w ofercie pracy

Zostaw komentarz

Twój komentarz*

Twoje imię*
Twoja strona www